Odbieranie i import faktur
Ta strona opisuje jak synchronizować faktury przychodzące z KSeF, przeglądać ich szczegóły i importować je do Dolibarr jako faktury dostawców - w tym automatyczne dopasowywanie, automatyczne tworzenie i obsługę faktur korygujących.
Na tej stronie
Synchronizacja faktur przychodzących
Faktury wysłane do Twojej firmy przez dostawców przez KSeF można pobrać i przeglądać bezpośrednio w Dolibarr.
1. Przejdź do strony Faktury przychodzące (dostępnej z menu KSeF)
2. Kliknij "Synchronizuj z KSeF"
3. Moduł łączy się z KSeF i pobiera nowe faktury wystawione na Twój NIP
Synchronizacja działa w tle, więc nie blokuje interfejsu, nawet przy pobieraniu dużej liczby faktur. Przetwarza dane w oknach 60-dniowych, aby mieścić się w limitach API KSeF, więc jeśli używasz tego modułu w przyszłości, będziesz musiał albo pozwolić mu na automatyczną synchronizację przez jakiś czas, albo uruchomić synchronizację kilka razy, aż status będzie w pełni aktualny.
Oś czasu pokrycia synchronizacji - lista faktur przychodzących i strona indeksowa modułu wyświetlają pasek osi czasu synchronizacji - wizualny wskaźnik, jaki zakres dat został zsynchronizowany i czy występują luki. Jeśli synchronizacja napotka błędy (np. źle sformatowane faktury od dostawców), są one pokazywane w oknie dialogowym po zakończeniu synchronizacji, abyś mógł je przejrzeć bez blokowania samej synchronizacji.
O formatach faktur: parser obsługuje faktury w formacie FA(3), który jest aktualnym standardem. Jeśli dostawca w jakiś sposób wyśle przez KSeF fakturę w starszym formacie FA(2), pojawi się ona jako błąd parsowania w oknie błędów synchronizacji.
Automatyczna synchronizacja - możesz skonfigurować zaplanowane zadanie do automatycznej synchronizacji faktur przychodzących - szczegóły w Automatyzacja i dodatkowe funkcje.
Przeglądanie faktur przychodzących
Każda zsynchronizowana faktura pojawia się na liście faktur przychodzących. Lista jest przeszukiwalna - możesz filtrować po numerze faktury, nazwie sprzedawcy, NIP sprzedawcy i statusie importu (Nowa/Zaimportowana/Błąd). Każdy wiersz pokazuje numer faktury, znacznik typu, sprzedawcę, status importu, powiązaną fakturę Dolibarr (jeśli zaimportowana), datę i kwotę. Jest też szybki przycisk Import w każdym wierszu, dzięki któremu możesz przejść prosto do importu bez otwierania karty. Kliknij dowolną fakturę, aby zobaczyć pełne szczegóły.
Karta faktury
Karta faktury przychodzącej pokazuje wszystko, co zostało sparsowane z XML KSeF:
Informacje o sprzedawcy (nazwa, NIP, numer VAT, adres, kraj)
Numer faktury, daty (data faktury i data sprzedaży, jeśli różna) oraz typ
Pozycje z opisami, referencjami dostawcy, ilościami, cenami jednostkowymi netto/brutto, stawkami VAT i sumami pozycji
Informacje o płatności - termin płatności, metoda płatności, konto bankowe, a jeśli dostępne: status płatności (zapłacona/częściowa), data płatności i kwota płatności
Tabela podsumowania VAT - podział według stawek VAT ze kwotami netto i VAT na stawkę
Sumy i informacje o walucie
Środowisko KSeF (Test/Demo/Produkcja) i data pobrania faktury
Dla faktur korygujących karta pokazuje, która faktura jest korygowana, i wyświetla znacznik typu korekty (korekta standardowa, korekta zaliczki lub korekta rozliczeniowa). Powód korekty jest wyświetlany, gdy jest dostępny. Jeśli faktura korygująca odwołuje się do wielu faktur oryginalnych, wszystkie referencje są wyświetlane w tabeli z linkami do odpowiednich faktur przychodzących i zaimportowanych faktur dostawcy w Dolibarr.
Akcje i pobieranie - z karty faktury przychodzącej możesz:
Importuj do Dolibarr - otwiera stronę importu (dostępne dla faktur w statusie Nowa lub Błąd)
Pobierz oryginalny XML - surowy XML FA(3) odebrany z KSeF
Pobierz PDF - wizualizacja faktury w stylu KSeF
Zweryfikuj w portalu KSeF - bezpośredni link do sprawdzenia faktury w oficjalnym portalu
Usuń - usuwa rekord faktury przychodzącej (dostępne tylko dla nowych faktur, które nie zostały zaimportowane)
Import do Dolibarr
Faktury przychodzące mogą być importowane jako faktury dostawców w Dolibarr. Dostępne są dwie metody importu: import indywidualny do dokładnego przeglądu każdej faktury i import zbiorczy do przetwarzania wielu naraz.
Zaimportowane faktury są tworzone jako wersje robocze. Nie są automatycznie walidowane ani oznaczane jako opłacone, nawet jeśli XML KSeF wskazuje na płatność. Jest to celowe - daje Ci możliwość przeglądu danych przed finalizacją. Możesz zwalidować ręcznie lub użyć skrótu "Zwaliduj i dodaj płatność" (zobacz Dane płatności poniżej), gdy pełne informacje o płatności są dostępne.
Jak działa dopasowywanie
Podczas importu moduł próbuje dopasować dane z faktury KSeF do istniejących rekordów w Dolibarr:
Dopasowywanie dostawców - moduł szuka istniejącego kontrahenta, porównując numery identyfikacji podatkowej. Sprawdza NIP sprzedawcy z polami NIP Twoich kontrahentów, a numery VAT UE z polem VAT. Które pola Dolibarr są sprawdzane, zależy od skonfigurowanych mapowań identyfikatorów (zobacz Pierwsze kroki). Jeśli jest dopasowanie, faktura jest automatycznie łączona z tym dostawcą.
Dopasowywanie produktów - dla każdej pozycji moduł próbuje znaleźć pasujący produkt na trzy sposoby, w kolejności:
1. Referencja produktu - porównuje kod produktu dostawcy (pole indeks/P_7) z referencjami produktów Dolibarr
2. Referencja dostawcy - sprawdza z referencjami produktów specyficznymi dla dostawcy w Dolibarr
3. Kod kreskowy/GTIN - jeśli pozycja faktury zawiera kod GTIN/EAN, porównuje go z kodami kreskowymi produktów w Dolibarr
Jeśli żadne z tych nie pasuje, pozycja jest importowana jako tekst na fakturze dostawcy (tylko opis, bez powiązanego produktu) - chyba że włączono automatyczne tworzenie.
Import indywidualny
Import indywidualny pozwala przejrzeć i dostosować wszystko przed utworzeniem faktury w Dolibarr. Otwórz fakturę przychodzącą i przejdź do zakładki "Importuj do Dolibarr". Zobaczysz:
Wybór dostawcy - jeśli moduł znalazł dopasowanie, jest wstępnie wybrany. Jeśli nie, możesz wyszukać istniejącego dostawcę lub utworzyć nowego. Przy tworzeniu nowego dostawcy formularz jest wstępnie wypełniony nazwą, adresem i identyfikatorami podatkowymi sprzedawcy z faktury.
Dopasowywanie pozycji - każda pozycja pokazuje opis, ilość, cenę i stawkę VAT z faktury obok selektora produktu. Dopasowane produkty są wstępnie wybrane. Dla niedopasowanych pozycji możesz wyszukać produkt lub kliknąć przycisk "+", aby utworzyć nowy produkt wstępnie wypełniony referencją, opisem, ceną, stawką VAT i kodem kreskowym z pozycji faktury.
Opcje importu - możesz importować pozycje jako sam tekst (bez powiązania z produktem), jeśli nie potrzebujesz śledzenia magazynowego dla tej faktury.
Import bez powiązania z produktami - jeśli nie śledzisz produktów dla faktur dostawców lub nie musisz łączyć pozycji z katalogiem produktów, możesz zaimportować wszystko jako opisy tekstowe. Wszystkie dane finansowe (kwoty, stawki VAT) są zachowane - po prostu nie będziesz mieć śledzenia na poziomie produktu dla tych pozycji.
Import zbiorczy
Import zbiorczy przetwarza wiele faktur naraz z listy faktur przychodzących:
1. Na liście faktur przychodzących zaznacz faktury, które chcesz zaimportować, za pomocą pól wyboru
2. Wybierz akcję importu zbiorczego
3. Moduł wyświetla podgląd ze statusem walidacji dla każdej faktury
Dla każdej wybranej faktury moduł próbuje dopasować dostawcę po NIP/numerze VAT, próbuje dopasować każdą pozycję po referencji produktu, referencji dostawcy lub kodzie kreskowym i tworzy fakturę dostawcy w Dolibarr ze wszystkimi dopasowanymi danymi.
Opcje automatycznego tworzenia
Zachowanie importu zbiorczego zależy od ustawień modułu (konfigurowanych w Pierwsze kroki):
Auto-tworzenie dostawców - po włączeniu niedopasowani dostawcy są tworzeni automatycznie na podstawie nazwy, adresu, kraju i identyfikatorów podatkowych (NIP, KRS, REGON, BDO) z faktury. Po wyłączeniu faktury od nieznanych dostawców są pomijane.
Auto-tworzenie produktów - po włączeniu niedopasowane pozycje stają się nowymi produktami z referencją, opisem, ceną, stawką VAT i kodem kreskowym z faktury. Po wyłączeniu niedopasowane pozycje są importowane jako tekst.
Użyj kodu produktu dostawcy jako referencji - kontroluje, czy kod dostawcy (indeks) staje się referencją produktu przy automatycznym tworzeniu, czy używana jest automatyczna numeracja Dolibarr.
To są wartości domyślne - zapamiętywane z ostatniego importu zbiorczego i konfigurowalne w ustawieniach modułu. Podgląd importu zbiorczego jest interaktywny: możesz rozwinąć poszczególne faktury, aby zobaczyć szczegóły dopasowania produktów, przełączać opcje auto-tworzenia i obserwować aktualizację podglądu w czasie rzeczywistym oraz zaznaczać lub odznaczać konkretne faktury, aby je uwzględnić lub wykluczyć.
Walidacja i blokowanie - podgląd importu zbiorczego pokazuje ostrzeżenia i problemy blokujące:
Ostrzeżenia - niekrytyczne problemy, jak niedopasowane produkty (zostaną zaimportowane jako tekst) lub drobne niezgodności danych
Problemy blokujące - rzeczy uniemożliwiające import, np. faktury korygujące, których oryginał nie został jeszcze zaimportowany
Faktury z problemami blokującymi są pomijane podczas importu zbiorczego. Trzeba je zaimportować indywidualnie.
Import faktur korygujących
Faktury korygujące mają specjalną obsługę podczas importu.
Kolejność importu ma znaczenie. Moduł wymaga zaimportowania oryginalnej faktury przed jej korektą. Dolibarr potrzebuje istniejącej oryginalnej faktury dostawcy, aby korekta mogła być z nią powiązana. Jeśli spróbujesz zaimportować korektę przed oryginałem, import zostanie zablokowany z informacją, którą fakturę należy najpierw zaimportować. Można to obejść w imporcie indywidualnym, jeśli to konieczne.
Wykrywanie nieprawidłowego numeru KSeF - możliwy problem w rzeczywistych danych: dostawcy tworzący faktury korygujące, które nieprawidłowo używają numeru KSeF korekty jako referencji "korygowanej faktury" zamiast numeru KSeF oryginalnej faktury. Moduł wykrywa to i ostrzega podczas importu, ponieważ oznacza to, że korekta nie może być prawidłowo powiązana z oryginałem.
Dwa tryby dla korekt zwiększających kwotę - gdy faktura korygująca zwiększa łączną kwotę (zamiast ją zmniejszać, jak większość korekt), system not kredytowych Dolibarr nie obsługuje tego natywnie. Moduł oferuje dwa podejścia:
1. Wyzeruj oryginał i utwórz zamiennik - oryginalna faktura jest zerowana przez notę kredytową, a nowa standardowa faktura jest tworzona na końcową skorygowaną kwotę. Użyj tego, gdy cała faktura wymaga ponownego wystawienia, np. gdy dostawca skorygował cenę na wszystkich pozycjach.
2. Utwórz tylko fakturę zastępczą z różnicą - nowa faktura jest tworzona tylko na różnicę między kwotą oryginalną a skorygowaną. Użyj tego, gdy zmieniła się tylko część faktury, np. dodatkowa pozycja lub niewielka korekta ceny.
Tryb "wyzeruj i zastąp" działa tylko dla korekt odnoszących się do jednej oryginalnej faktury. Jeśli korekta odnosi się do wielu oryginałów, moduł automatycznie przechodzi na tryb różnicowy.
Śledzenie statusu importu
Każda faktura przychodząca ma status importu:
Nowa - zsynchronizowana z KSeF, ale jeszcze nie zaimportowana
Zaimportowana - pomyślnie zaimportowana jako faktura dostawcy w Dolibarr
Błąd - próba importu nie powiodła się
Zaimportowane faktury są powiązane z odpowiednimi fakturami dostawców - możesz nawigować między nimi bezpośrednio. Możesz zresetować zaimportowaną fakturę z powrotem do statusu Nowa, jeśli musisz ją ponownie zaimportować, ale tylko po usunięciu powiązanej faktury dostawcy z Dolibarr. Jeśli faktura dostawcy nadal istnieje, reset jest zablokowany, aby zapobiec powstawaniu osieroconych rekordów. Faktury przychodzące w statusie Nowa mogą być również całkowicie usunięte, jeśli nie są istotne (np. dane testowe).
Moduł blokuje duplikaty importu - jeśli spróbujesz zaimportować fakturę, która została już zaimportowana, poinformuje Cię i wskaże istniejącą fakturę dostawcy.
Dane płatności i data sprzedaży
Gdy informacje o płatności są dostępne w XML KSeF (status płatności, metoda, data i kwota), moduł wyświetla je na karcie faktury przychodzącej, w podglądzie importu i na wynikowej fakturze dostawcy po imporcie. Jeśli pełne dane płatności są dostępne - w tym metoda płatności - a zaimportowana faktura dostawcy jest nadal w wersji roboczej, pojawia się przycisk "Zwaliduj i dodaj płatność". Waliduje on fakturę i rejestruje płatność w jednym kroku, używając danych z XML KSeF. Moduł automatycznie mapuje kody metod płatności KSeF na typy płatności Dolibarr.
Gdy XML KSeF zawiera datę sprzedaży (która może różnić się od daty faktury), moduł wyświetla ją na karcie faktury przychodzącej i zapisuje w polu dodatkowym Data sprzedaży faktury dostawcy podczas importu. Zachowuje to oryginalną datę sprzedaży z faktury dostawcy w Twoich rekordach Dolibarr.
Wielowalutowość, magazyn i załączniki
Wielowalutowość - faktury przychodzące w walutach obcych są obsługiwane automatycznie. Moduł odczytuje kurs wymiany z XML KSeF i stosuje go do zaimportowanej faktury dostawcy - nie musisz pobierać kursu osobno.
Magazyn - import faktury nie wpływa na stany magazynowe. Ruchy magazynowe następują dopiero przy walidacji zaimportowanej faktury dostawcy, i tylko jeśli moduł Magazyn w Dolibarr jest skonfigurowany na "Zwiększ rzeczywisty stan przy walidacji faktury dostawcy/noty kredytowej" (Strona główna -> Ustawienia -> Moduły -> Ustawienia magazynu). Pozycje zaimportowane jako tekst (bez powiązanego produktu) nigdy nie wpływają na magazyn, niezależnie od ustawień - ruchy magazynowe wymagają powiązania z produktem.
Załączniki - przy imporcie faktury przychodzącej moduł automatycznie generuje i załącza do faktury dostawcy PDF w stylu KSeF w celach referencyjnych. Faktura dostawcy ma czytelny PDF oryginalnej faktury KSeF załączony od momentu importu.